Hallgatói Szociális Bizottság ügyrendje

# 1. § / Preambulum / Az Ügyrend hatálya
1. § (1) A Budapesti Corvinus Egyetem (továbbiakban: Egyetem) a Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban SZMSZ) III. kötet, a Hallgatói Követelményrendszer (a továbbiakban: HKR) 4. részének, a Hallgatói térítési és juttatási szabályzat (továbbiakban: HTJSZ) 2. § a) pontja alapján létrejött Hallgatói Szociális Bizottsága, a működési rendjét (a továbbiakban: Ügyrend) az alábbiakban állapítja meg.

# 2. § / Az Ügyrend hatálya / A Bizottság hatásköre, összetétele
2. § (1) Az Ügyrend személyi hatálya a Hallgatói Szociális Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) valamennyi tagjára és a Bizottság üléseire meghívott személyekre egyaránt kiterjed. (2) Az Ügyrend tárgyi hatálya a Bizottság hatáskörébe tartozó bármely ügyben történő eljárásra kiterjed. (3) A Bizottság működésével kapcsolatos mindazon kérdésben, amelyet jelen ügyrend nem szabályoz, a Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) III. kötet, Hallgatói Követelményrendszer (HKR) 2. rész A hallgatói jogviszonnyal kapcsolatosan benyújtott elsőfokú kérelmek és a jogorvoslati kérelmek elbírálásának rendje (HJR), a HKR 3. rész Tanulmányi és vizsgaszabályzat (TVSZ) és a HTJSZ vonatkozó rendelkezéseit kell értelemszerűen alkalmazni. (4) Jelen ügyrend időbeli hatálya a következő érvényes ügyrend elfogadásig tart.

# 3. § / A Bizottság hatásköre, összetétele / Az Elnök
3. § (1) A Bizottság hatáskörét, létszámát, összetételét a HTJSZ határozza meg. (2) Főszabály szerint a Bizottság hatáskörét jelen Ügyrendben meghatározott bizottsági döntéshozatali rendben gyakorolja. (3) Amennyiben azonban az ügy megítélése egyszerű, abban mérlegelésnek nincs helye, a Bizottság elnöke (továbbiakban: Elnök) egy adott ügycsoport tekintetében a döntési jogkört magához vonhatja. Ehhez a Bizottság többi tagjának a hozzájárulása szükséges. Ez esetben az Elnök a Bizottságtól átruházott hatáskörben egyszemélyben dönt a Bizottság hatáskörébe tartozó kérdésben. Ilyen ügycsoport lehet különösen, de nem kizárólagosan a hatásköri kérdés eldöntése, a formai okból történő elutasítás, valamint a határidőn túl benyújtott kérelmek elutasítása, ha hiánypótlásra nincs lehetőség. (4) A Bizottság tagjainak megbízása írásban történik. A megbízottak írásban nyilatkoznak a megbízás elfogadásáról és a titoktartásról. A megbízásról és elfogadásáról, valamint a titoktartásról szóló dokumentumot a Hallgatói Szolgáltatások irattárazza.

# 4. § / A Bizottság hatásköre, összetétele / Az Elnök
4. § (1) A Bizottság Elnökének személyét a HTJSZ szabályozza. (2) A Bizottságot az Elnök vezeti. Az Elnök felelős a Bizottság döntéseinek jogszerűségéért és szakszerűségéért, a törvényes működéséért, az adatkezelési előírások betartásáért. (3) Az Elnök feladataés hatásköre különösen: a) a Bizottság elé terjeszti az Ügyrendet, kiadmányozza azt; b) összehívja a Bizottság ülését; c) dönt a meghívottak személyéről és dönt az összeférhetetlenség kérdésében; d) dönt a tárgyalandó ügyekről, a döntéshozatal módjáról (ülés megtartásával, írásbeli döntéshozatallal); e) vezeti a Bizottság üléseit; f) elrendeli a szavazást és megállapítja annak eredményét; g) kapcsolatot tart a Hallgatói Szolgáltatásokkal, az Oktatásmenedzsmenttel és az Egyetem többi szervezeti egységével; h) kiadmányozza a Bizottság jegyzőkönyvét; i) valamint dönt a 3. § (3) bekezdés szerinti ügyekben. (4) Az Elnök a pályázatok előkészítő, adminisztratív feldolgozásának támogatására hallgatói segítőket vonhat be. A pályázatok feldolgozásában részt vevőket a HÖK Elnök írásban bízza meg. A megbízottak írásban nyilatkoznak a megbízás elfogadásáról és a titoktartásról. A megbízásról és elfogadásáról, valamint a titoktartásról szóló dokumentumot a Hallgatói Szolgáltatások irattárazza. (5) Az Elnök akadályoztatása esetén az ülés összehívásáról szóló levélben a tagok közül kijelöli helyettesét. Amennyiben erre nincs lehetőség, akkor a helyettes kijelölése a HÖK elnök hatásköre. Az Elnök helyett így eljáró személy az Elnök jogait gyakorolja.

# 5. § / Az Elnök / A titkár
5. § (1) A titkárt a Bizottság első ülésén a hallgatói tagok közül az Elnök jelöli ki. A titkár nem lehet az Elnök. (2) A Bizottság ügyviteli feladatait és szakmai előkészítését a titkár végzi. A titkár felelős a Bizottság működésének adminisztratív feltételeiért, valamint az ügyek szakmai előkészítéséért és a határidők betartásáért. (3) A titkár feladatés hatásköre: a) előkészíti az Ügyrendet, karbantartja azt, egyezteti a Hallgatói Szolgáltatásokkal a változtatásokat; b) előkészíti a tárgyalásra kerülő ügyeket és a döntéshozatalt; c) ellátja a Bizottság teljes ügyviteli feladatait, e körben előkészíti az üléseket (gondoskodik az ülések technikai feltételeiről), kiküldi az ülések meghívóját és az előterjesztéseket, valamint összegyűjti a tagok esetleges írásbeli javaslatát, véleményét, észrevételét, elkészíti az ülések jegyzőkönyvét, az Iratkezelési szabályzat szerint ellátja az ülésekhez kapcsolódó ügyiratkezelési feladatokat (érkeztetés, iktatás, irattárazás stb.). A tagok jogai és kötelezettségei, az összeférhetetlenség szabályai

# 6. § / Az Elnök / A titkár
6. § (1) A Bizottság tagjai kötelesek: a) az üléseken részt venni; b) távolmaradás esetén annak tényét és indokát írásban a titkárnak bejelenteni; c) a döntéshozatalra felkészülni, és konstruktív munkával hozzájárulni a Bizottság működéséhez; d) javaslataikat, észrevételeiket, véleményüket legjobb tudásuk szerint megfogalmazni és időben megtenni; e) a döntéshozatal és a szavazás rendjét megtartani, szavazni; f) az esetleges összeférhetetlenséget a titkárnak előzetesen, írásban bejelenteni; g) az Elnök által meghatározott feladatokat határidőre elvégezni. (2) A Bizottság tagjai jogosultak: a) az ügyekben kérdést feltenni, személyek meghívását kezdeményezni, további információkat kérni; b) az emlékeztető kiegészítését, kijavítását kérni. (3) Ha egy tag egymást követő három (3) alkalommal nem vesz részt az ülésen, az elnök a távolmaradást köteles bejelenteni a távolmaradó tag közvetlen munkahelyi vezetőjének, hallgató tag esetén a HÖK elnökének, aki visszavonja a megbízását és új tagot nevez ki helyette. (4) Összeférhetetlenség: A döntéshozatalban nem vehet részt, aki az adott ügyben érintett vagy akitől nem várható el az ügy tárgyilagos megítélése. A Bizottság tagja saját kérvényének véleményezésében, elfogadásában, esetleg elutasításában nem vehet részt. Az összeférhetetlenség fennállását a tag köteles jelezni a titkárnak, azonban annak figyelembevételére hivatalból is sor kerülhet. Az összeférhetetlenség kérdésében az Elnök, az Elnököt érintő összeférhetetlenség és a kizárása esetén a HÖK elnök dönt és intézkedik A Bizottsági meghívottak, a meghívottak jogai és kötelezettségei

# 7. § / A titkár / Távolmaradás a Bizottsági ülésről
7. § (1) Az Elnök a Bizottság munkájával kapcsolatban egyéb résztvevőket hívhat meg a Bizottság ülésére. A meghívót a titkár küldi ki, melynek elfogadása vagy elutasítása írásban történik. A meghívottak az ülésen tanácskozási joggal vesznek részt. (2) A meghívottak jogosultak: a) azon ügyek tárgyalásában, amelyre meghívták részt venni; b) helyettest kijelölni; c) az adott ügyben az elnökhöz, titkárhoz, tagokhoz, meghívottakhoz kérdést intézni, észrevételt, véleményt fogalmazni, javaslatot tenni.

# 8. § / Távolmaradás a Bizottsági ülésről / A Bizottság eljárása, hatáskörének gyakorlása
8. § (1) A Bizottságnak azon tagja, vagy azon meghívott személy, aki az ülésen nem tud részt venni, távolmaradását a titkárnál az ülés összehívására vonatkozó előzetes értesítést követően haladéktalanul köteles bejelenteni. A tag az ülésen nem helyettesíthető, a meghívott személy azonban az általa kijelölt személy által helyettesíthető. (2) Az Elnököt távollétében a HÖK elnök által kijelölt helyettes helyettesíti. Mindkettőjük akadályoztatása esetén az ülést el kell halasztani. (3) A Bizottság titkárának távollétében a helyettesítő személy kijelöléséről az Elnök dönt.

# 9. § / Távolmaradás a Bizottsági ülésről / A Bizottság eljárása, hatáskörének gyakorlása
9. § (1) A Bizottság hatáskörét elsősorban ülésein gyakorolja. Az ülések nem nyilvánosak. (2) A Bizottsági ülés lehet: – személyes megjelenéssel tartott rendes ülés: (az Egyetem épületeiben fizikai megjelenést igénylő megbeszélés) – rendes ülés; – online megjelenéssel megtartott ülés, indokolt esetben: (a Microsoft Teams alkalmazás használatával történő megbeszélés) – online ülés; – írásbeli: e-mailben továbbított dokumentáció írásban (e-mailben) történő véleményezése, elfogadása, amennyiben az ügy jellege egyszerű megítélésű, egyeztetést nem igényel vagy már előzetesen tárgyalt, de elhalasztott döntésekben ülés megtartása nélküli írásbeli szavazással – írásbeli döntéshozatal; – személyes megjelenéssel vagy online felületen való megjelenéssel tartott sürgős ülés – rendkívüli ülés (3) Az ülés formája elsősorban rendes ülés. (4) A Bizottság a véleményezési, ellenőrzési hatáskörébe tartozó ösztöndíjpályázatok bírálati időszakában és a beérkező kérvényektől függően ülésezik, egyébként szükség szerint. A bizottsági üléseket hétköznapokon, a munkavállalói tag munkaidejében kell lebonyolítani. (5) Az Elnök, illetve bármely tag kezdeményezésére az Elnök döntése alapján – bizottsági ülést kell tartani. (6) Az Elnök mandátumának bármilyen okból történő megszűnése esetén a Bizottság bármely tagja kezdeményezheti az ülés összehívását. (7) A rendes ülésre a tagok a Bizottság elnökének engedélyével – indokolt esetben– online is bekapcsolódhatnak. Ebben az esetben az online bekapcsolódó tagok ugyanazokkal a jogosítványokkal rendelkeznek, mint a személyesen jelen lévő tagok, a határozatképesség megállapításánál őket is figyelembe kell venni. (8) Rendkívüli ülés az Elnök vagy bármely tag kezdeményezésére hívható össze sürgős esetben, ha a döntéshozatal halaszthatatlan. A halaszthatatlanság kérdésében a Bizottság elnöke dönt. (9) Amennyiben a Bizottság hatáskörét jelen Ügyrend szerint az Elnökére ruházza, az elnök eljárására a jelen Ügyrendet a 14. §-ban foglaltakra figyelemmel kell alkalmazni.

# 10. § / Az ülések előkészítése, összehívása / Az ülés levezetése, határozatképesség
10. § (1) Az ülés előkészítése körében a Bizottság tagjai elvégzik a beérkezett pályázatok, kérelmek ellenőrzését, véleményezését, döntésre való előkészítését. (2) A Bizottsághoz beérkező pályázatok eredményét a titkár ellenőrzi, összesíti. (3) Az Elnök döntése alapján az ülést a titkár a meghívó és tárgyalandó ügyekről szóló összefoglaló kiküldésével hívja össze. A meghívónak tartalmaznia kell az ülés helyét, időpontját, jellegét (rendes, rendkívüli, online), várható időtartamát, a tárgyalandó ügyek összefoglalását, a meghívottak nevét, beosztását, a meghívó keltének helyét és idejét. A meghívót az Elnök írja alá. (4) A meghívót elektronikus formában a titkár hivatalos egyetemi e-mail címéről kell a tagok és meghívottak részére a hivatalos egyetemi e-mail címükre megküldeni. (5) A meghívót legkésőbb az ülés előtt 24 órával ki kell küldeni a tagok, illetve meghívottak hivatalos egyetemi e-mail címére. A határidőktől rendkívül indokolt esetben az Elnök engedélyével el lehet térni. (6) A meghívó kiküldés naptárbejegyzéssel is teljesíthető. Ez esetben a (4)–(6) bekezdést értelemszerűen kell alkalmazni és gondoskodni kell róla, hogy az ülés szabályos összehívása igazolható legyen (pl. képernyőmentéssel, emlékeztetőbe foglalással).

# 11. § / Az ülés levezetése, határozatképesség / Határozathozatal
11. § (1) Az ülést az Elnök nyitja meg. (2) Az ülés megnyitását követően az eElnök megvizsgálja a határozatképességet. (3) A határozatképességet kétség esetén minden határozathozatal előtt vizsgálni kell. (4) Az (5) bekezdés kivételével a Bizottság határozatképes, ha tagjainak egyszerű többsége (50%+1 fő) jelen van. (5) A Bizottság ügyrendjének elfogadására és módosítására vonatkozó határozathozatal során a tagok kétharmadának jelenléte szükséges. (6) Határozatképesség esetén az elnök ismerteti a tárgyalandó ügyeket, határozatképtelenség esetén az ülést elnapolja. (7) Határozatképtelenség miatt újból összehívott ülés esetén a Bizottság határozatképességére a (4)–(5) bekezdés rendelkezéseit kell alkalmazni. (8) Az új bizottsági ülést legkésőbb a határozatképtelenség miatt elnapolt ülést követő 15. napig ismételten össze kell hívni. Az így összehívott ülés az általános szabályok szerint határozatképes.

# 12. § / Az ülés levezetése, határozatképesség / Határozathozatal
12. § (1) Minden tagot egy szavazat illet meg. (2) A (3) bekezdésben meghatározott kivétellel a Bizottság határozatát egyszerű szavazattöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt. (3) A Bizottság ügyrendjének elfogadásához és módosításához a jelenlévő tagok egyhangú szavazata szükséges. (4) A határozathozatal nyilvános szavazással történik szóban, az elnök utolsónak adja le szavazatát. (5) A tag szavazata igen vagy nem lehet. A tartózkodásnak nincs helye. (6) A Bizottság, amennyiben ülésezik, akkor arról az ülés napját követő 3 (három) napon belül jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell, az ülés módját, helyét, kezdő és záró időpontját, a jelenlévők személyét, valamint a Bizottság véleményét, javaslatát, döntéseit (ösztöndíjat érintő ügyben az ellenőrzött, bírált pályázatokra vonatkozó szakmai véleményt és amennyiben releváns, a rangsort). A vélemény, döntés indoklását a jegyzőkönyvhöz mellékletként is lehet csatolni. Az iktatószámmal ellátott jegyzőkönyvet az Elnök, az Elnök távolléte esetén az elnöki feladatokat ellátó tag írja alá és elektronikusan továbbítja azt a Hallgatói Szolgáltatások (HSZ) felé. Ez nem akadálya annak, hogy a jegyzőkönyvet az Elnök mellett bármely tag vagy tagok aláírják. A jegyzőkönyvet a Hallgatói Szolgáltatások (HSZ) felé a HSZB valamelyik tagja (általában, de nem kizárólagosan az elnök vagy a titkár) továbbítja. (7) A Bizottság az ösztöndíjjal, kérelmekkel kapcsolatos döntéseit a HSZ erre kijelölt munkatársa a Neptunban előállított elektronikus határozatba foglalja. A határozatot a HTJSZ szabályai szerinti döntéshozó írja alá. A határozat tartalmára és alakjára a pályázati dokumentációban és a HJR-ben foglaltak az irányadók. (8) Amennyiben a Bizottság hatáskörébe tartozó kérdésben átruházott hatáskörben az Elnök dönt, döntéseiről a Bizottságnak beszámolással tartozik.

# 13. § / Határozathozatal / Írásbeli döntéshozatal
13. § (1) Amennyiben az ügy jellege – egyszerű megítélésű, egyeztetést nem igényel – lehetővé teszi és ahhoz a tagok 50%+1 fő visszaigazoló e-mailben hozzájárulnak, ülés megtartása nélküli írásbeli szavazásra (írásbeli döntéshozatalra) van lehetőség. Ez esetben a határozatképesség megállapítható, mert a tagok jelen lévőnek minősülnek. (2) Írásbeli döntéshozatal kezdeményezésére a rendes ülés összehívásával megegyező módon kerül sor az alábbi eltérésekkel: a) Az elnök az ülésre vonatkozó meghívó helyett írásbeli döntéshozatalt kezdeményez, amelyre a meghívót a titkár küldi ki. b) A döntéshozatal elrendelését és az előterjesztéseket a szavazatleadás lezárása előtt legalább 12 órával kell elküldeni a tagok részére. c) A szavazatok leadására a döntéshozatal elrendelésétől számítva 24 óra áll a tagok rendelkezésére. d) A szavazat leadása vagy a tag által megküldött e-mailben történik, ahol a tag egyértelműen jelzi, hogy támogatja vagy nem támogatja a hallgatói kérelmet (igen/nem, támogatom/nem támogatom kifejezésekkel), vagy az O365 Forms alkalmazásán keresztül valósul meg. (A szavazatokat tartalmazó bejövő e-maileket nem kell külön iktatni, hanem a jegyzőkönyvbe/emlékeztetőbe e) kell foglalni a szavazás időpontját és annak tartalmát.) f) Írásbeli döntéshozatalnál nincs lehetőség kérdés, módosítási javaslat, kiegészítés megtételére. Amennyiben az írásbeli döntéshozatal során felmerül az egyeztetés igénye, ülést kell tartani. g) Az írásbeli döntéshozatal elektronikus levelezés formájában történik a tagok hivatalos, egyetemi levelezési címéről.

# 14. § / Elnöki hatáskörben hozott döntések / Iratkezelés
14. § (1) Amennyiben a Bizottság hatáskörébe tartozó kérdésben átruházott (beleértve a HTJSZ rendkívüli szociális ösztöndíjra vonatkozó rendelkezése szerinti felhatalmazást) hatáskörben az Elnök dönt, a 9–11. § -okat nem kell alkalmazni.

# 15. § / Iratkezelés / Záró rendelkezések
15. § (1) Az ügyiratok papír alapú vagy elektronikus iratként is kezelhetők. (2) A papír alapú irat kiadmányozása az arra jogosult személy aláírásával és a HSZ bélyegzőjének lenyomatával, valamint keltezéssel, az elektronikus irat kiadmányozása időbélyegzővel és az arra jogosult személy elektronikus aláírásával, vagy elektronikus bélyegzővel való ellátásával történik. (3) A meghívót a Bizottság iktatókönyvében kell főszámra iktatni (Poszeidon Irat és Dokumentumkezelő Rendszerben) és ott kell elhelyezni. Az emlékeztetőt/jegyzőkönyvet a Bizottság iktatókönyvében kell alszámra iktatni (Poszeidon Irat és Dokumentumkezelő Rendszerben) és ott kell elhelyezni. (4) A Bizottság az egyéb határozatait a jegyzőkönyvbe/emlékeztetőbe foglalva szövegezi meg, így azt külön dokumentumba nem foglalja és ennek megfelelően nem is iktatja külön. (5) A Bizottság ügyiratai papír alapú példányát (ha papír alapú iratként jön létre az eredeti irat) (ügyrend, felkérőlevelek, meghívó, jegyzőkönyv/emlékeztető, esetleges egyéb iratok) a Bizottság fizikai átmeneti irattárában kell elhelyezni, a papír alapú példányok elektronikus másolatát, továbbá az ügyiratok elektronikus példányát (ha elektronikus iratként jön létre az eredeti irat) a HSZ közös meghajtóján, a Hallgatói Szociális Bizottság mappában ülésenként kell archiválni és a Poszeidon Irat és Dokumentumkezelő Rendszerben kell tárolni. (6) A Bizottság ügyiratait egyebekben az Iratkezelési szabályzat szerint kell kezelni.

# 16. § / Záró rendelkezések / TARTALOMJEGYZÉK
16. § (1) Az Egyetem honlapján teljeskörű láthatósággal kell szerepelnie a Bizottság tagjai és titkára nevének és a Bizottság ügyrendjének, amelyért az Elnök felel. (2) Jelen ügyrendet a Bizottság ............. számú határozatával elfogadta és 2023. ............-án lép hatályba. (3) Jelen Ügyrend hatálybalépésével a Bizottság ......... számú határozatával elfogadott Ügyrend hatályát veszti. Budapesti Corvinus Egyetem 1 hallgatói szociális bizottság ügyrendje 1 Preambulum 1 Az Ügyrend hatálya 1 A Bizottság hatásköre, összetétele 1 Az Elnök 2 A titkár 2 A tagok jogai és kötelezettségei, az összeférhetetlenség szabályai 2 A Bizottsági meghívottak, a meghívottak jogai és kötelezettségei 3 Távolmaradás a Bizottsági ülésről 3 A Bizottság eljárása, hatáskörének gyakorlása 3 Döntéshozatal ülés megtartásával 4 Az ülések előkészítése, összehívása 4 Az ülés levezetése, határozatképesség 4 Határozathozatal 5 Írásbeli döntéshozatal 5 Elnöki hatáskörben hozott döntések 6 Iratkezelés 6 Záró rendelkezések 6